Spesenabrechnung als PDF erstellen

Kostenloses Spesenformular für Vereine, Privatpersonen und kleine Organisationen in der Schweiz. Ausgaben erfassen, Belege anhängen und ein fertiges PDF mit Swiss QR-Rechnung herunterladen.

Spesenformular ausfüllen

Das Formular läuft isoliert vom Rest der Website: Diese Seite und allfällige Anzeigen haben keinen Zugriff auf Ihre Eingaben. In eigenem Tab öffnen

So funktioniert das Spesenformular

  1. Angaben eintragen. Name, Adresse und die IBAN, auf die Ihre Spesen ausbezahlt werden. Den Verein oder die Organisation können Sie ergänzen.
  2. Ausgaben erfassen. Pro Ausgabe Datum, Kategorie, Beschreibung und Betrag. Bei Fahrten mit dem Privatauto genügen die Kilometer, bei Fremdwährungen der Kurs in CHF.
  3. Belege anhängen. Fotos oder PDF-Dateien. Sie werden nummeriert und in der Abrechnung referenziert.
  4. PDF erstellen. Sie erhalten die Abrechnung mit Total und Unterschriftsfeldern, eine QR-Rechnung zur Auszahlung und alle Belege in einer Datei.

Spesenformular für Vereine

Wer im Verein Auslagen vorstreckt, reicht sie meist auf Papier oder per E-Mail ein. Mit dem Spesenblatt als PDF erhält der Kassier oder die Kassierin alles in einer Datei: die geprüfte Aufstellung, die Belege und einen QR-Code, der sich im E-Banking einlesen lässt. Das Abtippen von IBAN und Betrag entfällt.

Spesenabrechnung in der Schweiz

Beträge werden in Schweizer Franken ausgewiesen, Daten im Schweizer Format. Die QR-Rechnung folgt dem Standard der Swiss Payment Standards. Welche Spesen erstattet werden und welcher Kilometeransatz gilt, legt Ihre Organisation fest. Vorgeschlagen sind 70 Rappen pro Kilometer, Sie können den Ansatz im Formular ändern.

Häufige Fragen

Werden meine Daten hochgeladen oder gespeichert?

Nein. Das PDF wird direkt in Ihrem Browser erzeugt. Name, IBAN, Beträge und Belege verlassen Ihr Gerät nicht und werden auch auf dem Gerät nicht gespeichert. Sobald Sie den Tab schliessen, sind die Eingaben weg.

Was kostet Spesenformular.ch?

Nichts. Es gibt keine Anmeldung und kein Abo. Die Website kann über Anzeigen oder Sponsoren finanziert werden. Diese laufen getrennt vom Formular und haben keinen Zugriff auf Ihre Eingaben.

Was enthält das PDF?

Die Abrechnung mit allen Positionen, Total, Summen nach Kategorie und Unterschriftsfeldern, danach die QR-Rechnung auf Ihre IBAN und zum Schluss alle Belege, nummeriert als B1, B2 und so weiter.

Wofür ist die QR-Rechnung?

Damit Ihnen die Spesen ausbezahlt werden. Die zahlende Stelle scannt den QR-Code im E-Banking, IBAN und Betrag sind dann bereits ausgefüllt. Es braucht eine IBAN aus der Schweiz oder aus Liechtenstein, QR-IBANs sind nicht möglich.

Welche Belege kann ich anhängen?

Fotos (JPG, PNG) und PDF-Dateien. HEIC-Fotos vom iPhone funktionieren in Safari. Passwortgeschützte PDF-Dateien lassen sich nicht einbetten: Hängen Sie diese als Foto an oder drucken Sie sie zuerst neu als PDF.

Funktioniert das auf dem Smartphone?

Ja, das Formular ist für Smartphones ausgelegt und Belege lassen sich direkt fotografieren. Bei vielen Belegen ist ein Computer bequemer.

Kann ich meine Angaben für das nächste Mal speichern?

Nein, das ist Absicht: Das Formular speichert nichts. Solange der Tab offen bleibt, bleiben Ihre persönlichen Angaben aber für eine weitere Abrechnung erhalten.

Ersetzt das eine Buchhaltung oder ein Spesenreglement?

Nein. Das Formular erstellt die Abrechnung, prüft aber nicht, ob eine Ausgabe erstattet wird oder steuerlich anerkannt ist. Bitte kontrollieren Sie das PDF vor dem Einreichen.